Le niveau un de la check-list numérique

Le niveau un de la check-list numérique est, à mon sens, la génération des formulaires avec un tableur tel que Microsoft Excel ou un outil logiciel de type bureautique et la récupération des données en retour. La check-list ainsi créée peut être exploitée directement dans l’application ou imprimée pour une utilisation plus traditionnelle au format papier, puis les données reportées dans un logiciel. C’est le niveau le plus basique, que l’on peut considérer être de la numérisation, et qui dans le cas d’une utilisation papier et ressaisie des données ultérieurement manque de continuité numérique.

Les avantages sont, selon moi :

• la maîtrise par les opérationnels
• la possibilité de créer des formulaires multilingues avec sélection de la langue

Les faiblesses sont le manque de protection contre les modifications (sauf pour des utilisateurs experts) et les pertes de données.

Les avantages sont très limités, car il reste une forte sensibilité aux erreurs lors de la création des formulaires et de la ressaisie. Il y a peu de sécurisation et de services additionnels. On ne peut pas sérieusement envisager un tel système dans le cadre de vérifications ou d’audits réglementaires ou normatifs. Il est acceptable pour une utilisation strictement interne à l’entreprise.

Pléthore d’offres depuis le hype de la transformation numérique

Depuis le hype de la transformation numérique, de nombreuses entreprises et startups se sont positionnées sur le créneau de la numérisation et de l’apports de solutions pour la transformation numérique. L’offre de solutions de numérisation - plus que de transformation - est pléthorique. Celles-ci, de ce que je perçois, vont d’une numérisation assez limitée à une solution très complète. Comme on trouve de tout, et j’ajouterais avec un grain de malice n’importe quoi, il convient donc aux intéressés de bien analyser les offres et vérifier si elles sont adaptées à leurs besoins, quelles possibilités d’extension et d’évolutivité elles peuvent offrir, ainsi que leur compatibilité et connectivité avec des systèmes existants.

Hormis les solutions peu sérieuses proposées de manière opportuniste par des développeurs qui ont identifié un bon filon, l’abondance d’offres stimule la concurrence et permet de trouver des solutions très abouties, complètes et qui ouvrent de nouvelles perspectives aux utilisateurs.

Quelques avantages et bénéfices à l’utilisation et l’exploitation

Le passage au numérique intégral permet de contourner les inconvénients de la documentation papier, à savoir les difficultés de mise et maintien à jour des documents, la lisibilité des éléments saisis, les risques de perte de données et le manque de validation des éléments reportés. 

• Avec une solution numérique intégrale, le formulaire est unique, fourni par une source unique. L’utilisateur n’a pas à se poser de question quant à la bonne version à utiliser. La source peut envoyer le formulaire à un utilisateur désigné ou auquel le système l’affecte, via un planificateur de tâches. 
• On peut proposer un choix de langues, très utile pour les groupes qui disposent de plusieurs entités dans différents pays et standardisent leurs documents. 
• Le formulaire n’est pas modifiable par l’utilisateur et l’on peut inclure des contraintes pour s’assurer que les actions et données attendues soient bien exécutées et saisies. Par exemple, la progression dans la check-list ne sera pas possible tant qu’un acquittement ou la saisie d’une valeur entre des limites prescrites n’ont pas été entrés. Ceci est plus sécurisant et généralement mieux accepté par les auditeurs externes, comme processus de contrôle et de traçabilité fiable que les seuls relevés manuscrits sur papier.
• Il y a possibilité de vérifier la validité des saisies et de simplifier les saisies par des éléments à cocher, des choix multiples ou des listes déroulantes. 
• La lisibilité des éléments saisis ne pose plus de problème avec la solution numérique, comparativement à l’écriture manuscrite sur formulaires papier. Ceci est loin d’être anecdotique, car dans l’industrie pharmaceutique ou agroalimentaire par exemple, il y a énormément de valeurs à relever pour la traçabilité, la sécurité du produit et l'écriture manuscrite peut parfois conduire à des erreurs d’interprétation ou à des doutes. Au point qu’un grand nom de l’industrie pharmaceutique impose un style calligraphique dans ses usines pour éviter ce genre de problèmes. De même avec les valeurs et mentions barrées (en cas d’erreur), qu’il faut expliciter à même le formulaire et signer la rectification. 

Dans le cas d’une check-list numérique, une fois les formulaires complétés ou en temps réel durant la saisie, les informations sont remontées vers un système qui peut les reverser dans différents applicatifs, sans nécessiter de ressaisie manuelle. La ressaisie manuelle est non seulement une tâche sans valeur ajoutée, mais une source d'erreurs fréquentes. 

L’archivage des résultats se fait en principe automatiquement, avec possibilités de rappeler ces résultats, les comparer, alimenter des statistiques, des tableaux de bord, etc. 

La validation peut se faire simplement ou via des systèmes plus sophistiqués qui identifient de manière unique le répondant, ce qui vaut signature.

Selon le type de vérification, contrôle ou audit, la check-list numérique peut également déclencher un scoring automatique, s’adapter dynamiquement aux réponses précédentes, inclure des branchements conditionnels, proposer des indications, des solutions, ou statuer sur un résultat.

Une telle “app” peut déclencher des alertes, envoyer les résultats sur des messageries, sur des affichages ou encore générer des tickets pour intervention (au service maintenance, par exemple)...

Enfin, bon nombre d’applications permettent d’ajouter des photos, du contenus multimédia, des coordonnées GPS, très utiles pour documenter un sinistre, décrire un problème, etc.

Cette liste d’avantages et bénéfices n’est pas exhaustive et si la solution envisagée n’en offre que certains, ils seront sans nul doute plus nombreux que ceux offerts par un formulaire papier.

Développer soi-même ses documents et apps

Nombre de solutions proposées sur le marché permettent de développer soi-même ses documents et apps, sans que des connaissances en programmation ne soient nécessaires. C’est ce que l’on appelle le no-code ou low-code, des configurations plus que des programmations, qui permettent de choisir des fonctionnalités, de construire l’interface et paramétrer les fonctionnements. Les documents ou “apps” ainsi créées peuvent être, selon les cas, utilisés sur différents terminaux et systèmes : tablettes, smartphones... iOS, d'Android ou encore Windows, voire des configurations mixtes.

Cette possibilité de développement autonome, par des opérationnels, permet non seulement de ne pas surcharger les services informatiques, mais surtout de prendre en compte les demandes, besoins et contraintes des utilisateurs. Les modifications sont également à leur portée, ce qui permet de faire évoluer les documents et apps, de les corriger, etc. La qualité de la solution ainsi “développée” devrait mieux répondre à leurs besoins, tant au niveau du contenu que sur la forme, l’ergonomie souhaitée. On se retrouve presque avec la même liberté et maîtrise de création qu’avec un Excel, mais avec des outils réellement créés pour les utilisations et les besoins auxquels on cherche à répondre. 

Quelles sont les limites de la check-list numérique ?

Dans un souci d’objectivité, explorons les les éventuelles limites de la check-list numérique.

Très sincèrement, face à la version papier, je peine à trouver des inconvénients et des limites à la version numérique. Ceux-ci pourraient plus venir des terminaux utilisés, qui seraient inadaptés au milieu, aux circonstances ou cas d’emploi. Ensuite on peut rétorquer qu’un formulaire papier n’est jamais tombé en panne de batterie ni n’a perdu sa connectivité au réseau. L’utilisation de claviers, physiques ou virtuels, peuvent être un frein à la mention de remarques, que l’on aurait griffonné facilement sur un papier. Mais ce ne sont là que des cas assez marginaux que j’ai pu rencontrer en entreprise. 

Le renouveau de la check-list ?

Ce format numérique interactif, avec tous les avantages et bénéfices indiqués, est-il de nature à redonner plus d’intérêt à cet outil pratique ignoré, voire méprisé qu’est la check-list ?

Au niveau de l’entreprise, des responsables et des services supports, sans aucun doute. Pour les utilisateurs, la réponse est certainement plus nuancée. Les plus jeunes, familiers des apps, des tablettes et autres terminaux n’auront probablement pas d'appréhension face à ces “nouvelles techniques”. Les plus seniors sont souvent crédités d’une moindre familiarité et davantage d’appréhension face à ce type de solutions, mais il ne s’agit souvent plus d’une idée reçue et perpétuée que d’une vérité systématique. 

Les freins sont davantage à craindre au niveau du sentiment d’infantilisation des utilisateurs, par le recours à une check-list, qu’une version numérique ne suffira pas à gommer. La réticence face à ce qui est perçu comme un moyen de flicage, reste également possible, que le moyen soit numérique ou pas. Néanmoins, dans ces deux cas, avec des services additionnels tels que le scoring ou de l’aide interactive en ligne, on s’approche d’une forme d’augmentation de l’opérateur et de gamification. A condition de bien amener les choses, trouver le bon mix de pédagogie, persuasion et fermeté, je crois personnellement que la numérisation et l’interactivité peuvent conduire au renouveau de la check-list.