Christian HOHMANN

Le contrôle de conformité ou “compliance” en anglais est l’un des cas d’usage du Process Mining qui consiste à vérifier, grâce aux données d’horodatage, que les produits document ou services parcourent les processus tels que les procédures le prescrivent et l’attendent.

Le Process Mining permet de détecter les déviations, les exceptions, voire même d’être alerté si des exceptions se produisent, d’en connaître le nombre, la fréquence, les occurrences, et davantage et tout cela très précisément.

Pour mémoire, dans les grands systèmes d’information, chaque item à suivre est affecté d’un identifiant unique et chaque fois que cet item déclenche une transaction ou un événement dans le système d’information, l’identifiant est chronodaté à ce stade du processus. Chaque item dissémine par conséquent des traces informatiques grâce auxquelles on peut retracer très précisément son parcours, son comportement, les temps de traversée, etc.

Le contrôle de conformité intéresse au premier chef les activités réglementées ou soumises à fortes contraintes normatives dans lesquelles il faut pouvoir assurer une conformité, comme le déroulement du processus tel que le modèle – généralement déposé ou un référentiel avec ses procédures – le prévoit.

On peut imaginer des activités financières dans lesquelles on veut éviter toute possibilité de fraude ou simplement toute erreur. Il en va de même pour la sécurité des médicaments, des aliments, de certains produits sensibles pour lesquels il faut absolument assurer la conformité des produits eux-mêmes mais également celle du processus utilisé pour leur élaboration et leur délivrance.

Plus généralement, le contrôle de conformité est également intéressant pour vérifier la bonne exécution des cycles de facturation et d’encaissement, pour vérifier notamment s’il n’y a pas d’erreur, de mauvaises pratiques, voire des fraudes.

Le contrôle de conformité permet également de s’assurer que les délais time-to-cash sont respectés, car si ces délais sont allongés au-delà de la durée standard, cela vient au détriment de l’entreprise qui doit compenser ces retards par davantage de besoin en fonds de roulement (BFR).

Il peut exister des remises consenties à tort à certains clients qui n’y sont pas éligibles mais qui par erreur ou par largesse des commerciaux en bénéficient. Là encore c’est au détriment de l’entreprise qui a édicté des règles et entend bien qu’elles soient respectées.

Le Process Mining récupère les données des systèmes d’information et contrairement à d’autres systèmes ou méthodes qui recourent à de l’échantillonnage, le Process Mining prend en compte toutes les données à sa disposition. Libre ensuite aux analystes de les filtrer et d’en exclure une partie, de zoomer sur telle ou telle partie du processus ou encore de se focaliser sur une période de temps déterminée. Tant que les données sont disponibles on peut rejouer à volonté le déroulement du processus et ainsi apporter des éléments de preuve en cas d’audit ou de contrôle.

Les solutions de Process Mining proposent ces fonctionnalités et les exécutent en un temps ridiculement court. Elles permettent même de monitorer et surveiller les processus en temps réel. Elles peuvent émettre des alertes en cas de déviation, telles que des affichages sur des écrans ou l’envoi de messages à des responsables pour alerter d’une situation anormale.

La limite de ce système est d’abord la résolution avec laquelle l’horodatage est appliqué. Prenons un exemple absurde : si l’on ne connaît que l’horodatage de la création de la commande et celui de l’expédition de la commande au client, le Process Mining aura peu d’intérêt.

Inversement si toutes les étapes de la prise de commande à l’expédition, en passant par la création du dossier client, le contrôle de sa solvabilité, la commande de composants particuliers, la mise en production, le contrôle qualité, la libération, la préparation pour expédition et l’expédition elle-même sont horodatés, on commence à avoir un processus que le logiciel de Process Mining peut cartographier automatiquement, puis renseigner au fur et à mesure que les événements sont déclenchés par les différents items reconnaissables individuellement grâce à leur identifiant.

Une autre limitation est que l’horodatage ne renseigne que sur la date et l’heure de la création d’un événement ou d’un passage de jalon mais il ne porte pas d’information sur la qualité du produit, sur la bonne exécution de l’étape, etc. Dans bien des cas, il faudra compléter les investigations pour comprendre et résoudre les incidents, les non-conformités. 

Enfin, le Process Mining ne « connaît » que les données du système concerné mais pas celles générées ou traitées hors de ce système. C’est le cas par exemple de portions de travail effectuées sur des ordinateurs personnels ou des applications distinctes, avant que le résultat soit éventuellement restitué au système d’information central. 

Le Process Mining n’en demeure pas moins un excellent outil de surveillance, d’analyse et de focalisation. Mais si les solutions de Process Mining sont très puissantes, il ne faut pas leur attribuer plus de qualités qu’elles n’ont et elles en ont déjà beaucoup !