OKR ou Objectives and Key Results est un concept qui a gagné en popularité. Mais qu’est-ce qu’au juste OKR ? OKR est l’acronyme de Objectives and Key Results, un système de définition d’objectifs inventé dans les années 1970 par Andy Grove, alors président d’Intel. Le système mis en place par le Dr Grove se base sur un Objectif, c’est à dire ce qui doit être accompli ou atteint, suivi des Key Results, qui décrivent Quoi faire et le Comment atteindre l’Objectif.

Lire l’article original sur mon blog en anglais : The very minimum to know about OKR (Objectives & Key Results)

OKR a gagné en popularité quand John Doerr, qui a travaillé avec Andy Grove chez Intel, a utilisé cet outil dans sa carrière comme capital-risqueur. En tant qu’investisseur dans la jeune entreprise Google, il a présenté le concept OKR à Google dans les années 1990. Les succès de Google sont liés à l’emploi d’OKR, tout comme pour d’autres startups, parmi lesquelles quelques unes sont des réussites reconnues.

OKRs aide les organisations à définir les priorités stratégiques et à en structurer et prioriser l’exécution en une suite d’Objectives and Key Results. OKR c’est définir un objectif et comment le réaliser. C’est un outil de structuration, de communication et de suivi des progrès vers l’objectif retenu.

OKR se distingue d’autres systèmes plus ‘conventionnels’, en particulier le Management par Objectifs (MBO, en vogue dans les années 1970s), qui sont le plus souvent basés sur une maille temporelle à l’année, rétrospectifs, top-down, hiérarchiques (et au final pas très efficaces). OKRs est davantage bottom-up car il encourage les employés à proposer des objectifs ambitieux, alignés avec l’intention stratégique de l’organisation.

Objectives

Dans le cadre d’OKR, les Objectifs doivent être alignés, c’est à dire contribuer à l’atteinte de l’ambition stratégique et doivent être ambitieux, proposés en phrases courtes et inspirantes.

Les objectifs dans OKR ne doivent pas nécessairement être SMART, en particulier on n’attend pas qu’ils soient systématiquement Réalisables. Le raisonnement ici est de viser des objectifs très ambitieux et si ceux-ci ne sont pas atteints, le progrès sera néanmoins beaucoup plus significatif qu’avec une approche plus prudente. Par ce biais on désire instiller le goût du risque dans la culture de l’organisation.

Selon les travaux d’Edwin Locke, les “hard goals” sont des moteurs plus efficaces pour améliorer la performance que des “easy goals” (cité dans le livre ‘Measure what matters’, Doerr, 2018, p17. Davantage à ce propos dans ‘Goal Setting-A Motivational Technique That Works’, Gary Latham & Edwin Locke, 1979)

Les objectifs sont jalonnés dans le temps, l’atteinte des objectifs est attendue dans le trimestre (quarter), visiblement pour montrer les progrès aux investisseurs et à la bourse lors des publications des résultats trimestriels.

Key Results

Les Key Results sont les résultats chiffrés, mesurables ainsi que les livrables prouvant l’atteinte de l’objectif. C’est un moyen de mesurer et monitorer le progrès vers l’Objectif. Pour un Objectif il est possible d’avoir plusieurs Key Results. Une règle empirique considère que chaque Objectif ait 2 à 5 Key Results. Chaque Key Result doit être measurable.

Quels sont les bénéfices avec OKR ?

Les cinq ‘bénéfices’ à utiliser OKR, selon John Doerr (qui les appelle “superpouvoirs” ou bénéfices) sont : focalisation, alignement, engagement, suivi du progrès et extension (stretching).

Focalisation

La focalisation et l’engagement sur les priorités c’est distinguer ce qui est réellement important de ce qui ne l’est pas et focaliser sur ce qui importe. En affichant publiquement les OKRs et donc cette dichotomie de manière claire et visible pour chacun, on évite aux équipes de se laisser distraire par des sujets sans importance. De plus, comme tous les objectifs doivent supporter l’atteinte de l’objectif stratégique, la focalisation est également sur ce dernier.

Alignement

OKR lie les différents objectifs de manière transparente à l’objectif stratégique, ils sont transparents, c’est à dire affichés publiquement et revus périodiquement. Cela permet d’identifier les interdépendances et des les coordonner entre eux.

Engagement

Avec la transparence du système OKR’s et les liens des objectifs avec celui supérieur de l’ambition stratégique, chaque contribution est visible de manière claire. Lorsque l’on propose un OKR, il faut s’engager sur son atteinte. Les succès et/ou échecs sont publics, ce qui est une forte motivation à réussir et par conséquent à s’engager réellement.

Ce mécanisme assure également que les OKRs sont proposés dans son propre périmètre d’autorité ou au moins sa zone d’influence, évite les objectifs dont l’atteinte est finalement assignée à d’autres.

Suivi du progrès

Les OKRs sont basés sur des chiffres, pilotés par les données. Les revues périodiques permettent d’apprécier les progrès et de déclencher les actions nécessaires en cas de dérive, voire la reformulation, la révision ou le remplacement de l’Objectif si nécessaire.

Les revues périodiques formelles sont faites à la maille trimestrielle et de manière plus simple mensuellement. Les OKRs ne sont pas uniquement destinés à être revus tous les trimestres, mais à être utilisés dans les réunions internes et les opérations quotidiennes.

Extension (Stretching)

Lors de la formulation des objectifs, ceux-ci doivent être ambitieux. Cela fait partie du jeu de viser un grand saut et non pas une amélioration modeste. Par principe OKR accepte les échecs, les objectifs manqués de peu ou qui ne délivrent pas tout ce qui était prévu. On cherche à viser haut et prendre quelques risques plutôt que de se satisfaire de petites améliorations sans danger.

OKR motive les personnes à essayer ce qu’il ne pensaient impossible. En testant les limites avec l’autorisation d’échouer, OKR élève l’organisation et ses parties prenantes à un niveau d’ambition (puis de performance) supérieur.

Qu’est-ce qui stimule l’intérêt pour OKR ?

L’approche OKR a été mise en avant par son utilisation chez Google (John Doerr y a introduit le concept à la fin des années 1990s), ainsi que la reconnaissance de son utilisation par d’autres entreprises à succès de la Silicon Valley et au-delà.

Avec l’exemple et la caution de Google qui agit comme un phare en la matière de succès, l’attention des autres entreprises a été attirée par OKR, tout comme Toyota et son Toyota Production System (TPS), contribue à l’attention portée à Lean.

Le système OKR est agile par nature, ce qui intéresse également les entreprises technologique ou de logiciels, les startups. Ces entreprises n’hésitent pas à chercher dans d’autres secteurs d’activité des bonnes pratiques, outils ou méthodologies à adapter. Un bon exemple est le système kanban, originellement employé en manufacturing puis adapté au management de projets et plus particulièrement le développement logiciel.

Quand doit-on s’intéresser à OKR ?

OKR est une option à considérer quand l’organisation cherche un moyen d’établir des objectifs alignés sur son ambition stratégique, de piloter sa performance, mais également de libérer la “créativité”, promouvoir la collaboration, l’appropriation et l’engagement sur les actions et résultats. OKR n’étant pas (en principe) un système forçant les objectifs top-down, il est compatible avec les attentes des employés qui désirent davantage de sens et d’implication dans leur travail quotidien.

Ce que OKR n’est pas

• OKR n’est pas une simple collection d’indicateurs, mais un moyen structuré de piloter des actions pour atteindre ses objectifs tout en mesurant les progrès vers leur atteinte.
• OKR n’est pas un outil magic (silver bullet) et ne se substitue pas une forte culture ou un management fort, mais permet d’impliquer et d’embarquer les parties prenantes.
• OKR ne doit pas être un outil d’évaluation des personnes.

Les outils et méthodes similaires à OKR

OKR présente des similarités avec d’autre outils et méthodes plus ou moins connus tels que Hoshin Kanri (lié à Lean et également appelé Policy Deployment) ou le Goal Tree qui est un outil d’analyse logique à visées très similaires.

Quelques ressources à propos d’OKR

• Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, Portfolio/Penguin, 2018
• https://www.whatmatters.com/
• Interview “John Doerr on OKRs and Measuring What Matters” on MIT Sloan Management Review Youtube channel. Link to the interview: https://www.youtube.com/watch?v=HiQ3Ofcmo50
• About John Doerr: https://en.wikipedia.org/wiki/John_Doerr

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