Les principes et outils des 5S s'appliquent parfaitement dans les bureaux. Dans les services administratifs ou les activités tertiaires, on traite essentiellement de l'information, des données, qui se matérialisent dans des documents, des dossiers physiques ou électroniques. Ces informations sont la plupart du temps "cachées", parce que stockées.

Supprimer l'inutile dans les bureaux

La réponse rapide et fiable à une question d’un collègue ou d’un client est fonction du système de classement, de l’ordre et de la rigueur avec lesquels dossiers et documents sont tenus et classés. Le plus clair et le plus rationnel sera le système et plus rapide et plus fiable sera la réponse. De nombreuses expériences démontrent que la conservation et l’archivage mal maîtrisés de documents ou d’informations obsolètes peuvent conduire à des erreurs ou à des confusions .

Les armoires et étagères encombrées de piles de dossiers et autres papiers en vrac ne favorisent pas la recherche performante, sans compter le gaspillage de place . Les copies personnelles de documents multiplient le besoin de place pour les stocker ainsi que le risque de se baser sur un document qui n’est plus à jour. Les disques durs des ordinateurs sont les clones virtuels des armoires et tiroirs. N’y crée-t-on pas des dossiers, sous-dossiers et documents ? Bien que virtuels, ils n’échappent pas à la malédiction de l’encombrement et du désordre. Combien de personnes pestent lorsqu’il s’agit de retrouver un fichier sur leur disque , dont la capacité croissante constitue un véritable appel au stockage, le plus souvent incontrôlé ?

La multiplication sans précaution des copies et des sauvegardes augmente, pareillement aux versions papier, l’encombrement de l’espace de stockage, la difficulté de gestion et de mise à jour et par conséquent les risques d’erreurs. La mise en commun des fichiers sur les serveurs constitue une parade à ces inconvénients.

En résumé, le seiri dans les bureaux vise à favoriser la localisation immédiate d’un document ou d’une information, la suppression des copies multiples et la suppression des erreurs et confusions.

Arrangements et partage de documents et données

La mise en commun et le partage de documentation permettent en général :

• de faire de substantielles économies de place et de frais de reprographie ;
• d’accélérer la recherche puisque le lieu unique de rangement est connu de tous ;
• de limiter les risques liés à la gestion des mises à jour.

Elle réduit aussi la dépendance à une personne particulière si les documents sont individualisés et que leur détenteur est absent. La mise en commun des fichiers informatiques sur les serveurs constitue une parade à ces inconvénients.

Un exemple classique de seiton dans les bureaux est le trait de couleur tracé de biais sur le dos des classeurs (illustration). Les classeurs sont en général identiques et leur repérage se fait par le texte sur leur dos, éventuellement complété par une numérotation ordinale. Ce système oblige à lire et à « décoder » chaque dos de classeur, jusqu’à identifier celui recherché.

Le trait de couleur permet d'identifier le bon ordre de rangement (fracture dans la ligne en cas d'inversions) et de repérer plus rapidement les classeurs manquants (quel segment de ligne manque).

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