Les 5S sont les principes de base qui permettent de construire un environnement de travail fonctionnel et efficient, régi par des règles simples, précises et efficaces. Leur nom provient des cinq mots japonais qui commencent tous - dans les transcriptions en alphabet occidental - par la lettre "S" ; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke..

Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et la propreté, ce sont les 3 premiers S. Le quatrième définit des règles pour que ces 3 premiers S perdurent et le dernier S met en place d'un système d'évaluation et de progrès permanent pour dépasser les premiers résultats et inscrire cette démarche dans la durée.

Transposition dans l'immatériel, création et traitement d'informations

Dans l'univers physique, ce qui est inutile et encombre le poste, peut provoquer erreurs et confusions, voire accidents est traqué pour rendre l'environnement de travail fonctionnel, efficient et sécurisé. De même on nettoie et on tient propre, afin de favoriser un travail de qualité et la détection des anomalies.

Les 5S, comme beaucoup d'autres concepts, méthodes et outils sont "nés" dans les ateliers industriels. Leurs succès et leur compatibilité avec d'autres types d'activités leur permettent de conquérir les bureaux des services connexes à la production, avant de diffuser par capillarité dans toutes sortes d'activités, les services et jusqu'aux prestations immatérielles. Ces principes sont en fait universels et s'appliquent aussi bien dans une usine ou un atelier, que dans une boutique, un entrepôt, un bureau, la cuisine d'un restaurant, et même chez soi, dans son univers privé !

La même approche peut s'appliquer aux documents électroniques et aux données :

• trier les données, fichiers, documents qui encombrent le système, supprimer les documents et données inutiles et obsolètes
• ranger les données utiles avec bon sens, pour favoriser leur partage et leur consultation rapide et intuitive. Ne conserver que des documents actifs et des données vivantes à "portée de main", archiver et "éloigner" ceux qui ne servent qu'occasionnellement.
• "nettoyer" fréquemment les contenus et au-delà du nettoyage, chercher à éliminer les sources de pollution, tels que les courriers indésirables, les copies multiples, etc. Le nettoyage se comprend aussi comme la sauvegarde régulière des données
• élaborer consensuellement des règles simples et efficaces pour que chacun se conforme à cette discipline
• "auditer" périodiquement les systèmes pour vérifier l'application des règles, en mesurer la performance (temps de réponse, nombre de doublons…) et faire évoluer les pratiques en fonction des progrès obtenus.

L'ordinateur qui range, trie et ordonne, s'accommode particulièrement bien des principes d'ordre et de rangement. Il s'accommode aussi de la présence de données inutiles, obsolètes, incomplètes, corrompues, etc. S'il sait trier des masses de données en fonction de multiples critères, l'ordinateur est incapable de statuer sur leur pertinence, leur validité et leur utilité. Le nettoyage et la maintenance des contenus restent donc des opérations essentiellement humaines.

En matière de données informatiques, le terme "maintenance" peut surprendre. C'est pourtant dans la négligence de l'hygiène des informations que résident les risques.

La maintenance de données

Les données logistiques forment au sens large un ensemble complexe de données, règles et renseignements nécessaires au fonctionnement de la Supply Chain. De l'amont vers l'aval, mentionnons les données nécessaires aux achats et approvisionnements, elles mêmes liées aux données des stocks ainsi qu'aux données techniques, dont la nomenclature.

La production nécessite un planning et les gammes qui indiquent comment faire et avec quoi. Elle renseigne de multiples états sur l'avancement des fabrications et la consommation des pièces et matières. Les expéditions se basent sur des plannings de livraison et les données de stocks, ainsi que sur les conditions logistiques négociées avec les clients.

La facturation utilise également les données sur les expéditions et les conditions de paiement négociées. Le nombre de données croît extrêmement rapidement, en fonction du nombre de fournisseurs, de produits et de clients.

Le nombre de dysfonctionnements potentiels liés aux données erronées, incomplètes ou manquantes non seulement croît de la même manière, mais les dysfonctionnements se combinent diaboliquement du fait des liens et partages au sein des fichiers et applications.

Trois exemples emblématiques

Pour illustrer les risques qu'une mauvaise hygiène des données fait peser sur l'activité, voici trois exemples réels :

1. L'entreprise peine à livrer ses clients à temps, parce que le traitement thermique est un goulot d'étranglement. Pourtant, suite à un changement de matière sur certains produits, le traitement thermique est désormais inutile. Si le traitement thermique continue néanmoins à être appliqué, au détriment de la capacité du processus et de la rentabilité, c'est parce que les données techniques (la gamme) n'ont pas (encore) été mises à jour.
2. La production est sans cesse interrompue pour manque de matière ou à cause de ruptures d'approvisionnements. Pourtant, l'entreprise croule sous les stocks, mais apparemment ce qu'il faut n'est jamais disponible. En fait, ce sont les résultats d'inventaires mal reportés dans le système informatique qui posent problème.
3. C'est après avoir perdu un client fidèle que les commerciaux s'avisent que les livraisons ne respectent pas les nouvelles conditions imposées par le passage de leur client au juste à temps et notifiées dans la convention logistique, mais non reportées dans la fiche client.

Comme le montrent ces trois exemples, la maintenance des données s'entend comme leur mise à jour suite à des changements, mais aussi comme un contrôle périodique de leur validité et de leur vraisemblance.

Les règles d'organisation et de "bonne tenue" des postes

Une partie des inconvénients cités précédemment pourraient être évités si en matière d'organisation et de " rangement " de fichiers informatiques, on s'appliquait systématiquement à donner un nom significatif aux répertoires, dossiers et documents. D'autres déconvenues plus sérieuses peuvent être prévenues si :

• Les programmes antivirus sont mis à jour régulièrement

• Les sauvegardes de données sont programmées et ont lieu périodiquement

• Les codes de sécurité et d'accès sont régulièrement changés

C'est ainsi que le meilleur de la technologie peut être mis à mal par la négligence de règles élémentaires d'hygiène, règles que le déploiement des 5S permettent d'installer ou de réactiver.

Les postes bureautiques sont également concernés

Au-delà de l'application aux gros systèmes, les 5S trouvent leur application sur les postes bureautiques individuels. En effet, les outils informatiques et leurs fantastiques possibilités de traitement, de duplication et de stockage de données finissent par les cacher à leur utilisateur. Qui n'a pas pesté en cherchant désespérément un fichier, un courrier électronique, une adresse dans le répertoire ? La rigueur dans la gestion et le rangement des fichiers, l'organisation des répertoires et dossiers n'en est que plus nécessaire. Les concepteurs des suites bureautiques ne se sont pas fait d'illusions sur la rigueur des utilisateurs en intégrant des fonctions de recherche de documents et fichiers…