Parmi les perturbateurs principaux nuisant à la livraison ponctuelle des projets on trouve les interruptions pour cause de données manquantes, de spécifications incomplètes, de choix non arrêtés... la liste est sans fin.

Ces éléments manquants sont le plus souvent découverts une fois la tâche qui les requiert démarrée, faute d’avoir vérifié la complétude des éléments avant de commencer.

Ou alors, sous la pression des délais, les tâches sont démarrées bien que des éléments soient manquants. Toutefois, dans l’espoir que les éléments manquants arriveront à temps et pour calmer le chef de projet ou le client, les exécutants débutent.

Bien évidemment, l’espoir reste vain et les éléments manquants continuent à manquer, ce qui nécessite d’interrompre le travail, le mettre de côté. Pour ne pas rester à ne rien faire, on commence une autre tâche, d’un autre projet. On verse dans le multitâche.

De proche en proche l’encours des tâches commencées et non achevées augmente et les délais de réalisation s’allongent du simple fait de la loi de Little.

Une solution contre-intuitive : imposer le complet-conforme

Le multitâche est un véritable poison, contrairement à une idée répandue le présentant comme une qualité. Le constant changement de tâche multiplie les temps de commutation, qui incluent de se remettre dans le fil des tâches interrompues et reprises.

Des exercices simples permettent de démontrer que le travail en mode multitâche (la commutation de tâches en réalité) est nettement moins efficiente que l’exécution monotâche.

Aussi, afin de garantir de finir les projets à temps, outre la planification et la mise en oeuvre du Management de Projets par la Chaîne Critique, l’imposition du complet-conforme est un levier d’importance.

Celui-ci consiste à ne démarrer une tâche que lorsque tous les éléments nécessaires sont disponibles et sans erreurs.

• Les exécutants doivent résister à la tentation de démarrer leurs tâches sans vérifier la complétude des éléments requis ainsi que de la tentation de démarrer sachant qu’il y a des éléments manquants ou erronés.
• Les exécutants doivent être “protégés” contre les pressions de démarrer malgré les éléments incomplets ou erronés.
• Il faut qu’un responsable ou un chef de projet fasse barrière et refuse les dossiers qui ne sont ni complets ni conformes tout en “éduquant” les “fournisseurs” ou segments amonts sur l’importance du complet-conforme.

Une fois la démonstration faite qu’une meilleure préparation réduit les délais, améliore les performances et apaise le chaos, les parties prenantes se rendent à l’évidence et embrassent des comportements plus rigoureux.

Ce changement n’est pas facile cependant. Il y aura toujours des individus convaincus de mériter des passes-droit, d’incarner le projet à l’urgence absolue et par conséquent de demeurer au-dessus des règles. Il est recommandé de ne pas céder pour le bien commun, car une exception aux bonnes pratiques de Management de Projets par la Chaîne Critique peut entraîner un retard de tout le portefeuille projet par effet domino.