Christian HOHMANN

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Critical Chain Project Management et multitasking

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Le multitasking, ce zapping permanent entre tâches et projets, est uns des causes de retard dans l'achèvement des projets. Pourtant, selon un mythe tenace, on prête non seulement à l’humain la capacité à être multitâche, mais cette "qualité" est recherchée et valorisée.

La nouvelle approche en matière de management de projets inspirée par la Théorie des Contraintes et appelée Critical Chain Project Management (CCPM) combat cette tendance au multitasking.


Vraie-fausse capacité multitâche humaine

La capacité multitâche humaine est partiellement vraie : il est possible de nouer ses lacets tout en menant une conversation ou à mamie de tricoter tout en restant concentrée sur son feuilleton télévisé.

Dans ces deux cas les activités simultanés ne mobilisent pas toutes deux le cerveau de la même manière. Nouer un lacet ou tricoter devient pour celles et ceux qui maitrisent ces techniques des activités que l’on peut faire de manière machinale, sans avoir besoin de mobiliser l’attention.

Il en va de même sur des lignes d’assemblage en production, lorsque la grande répétition des gestes développe une espèce de mémoire physique, qui sollicite très peu les capacités de traitement du cerveau.

Ainsi est-il possible de juxtaposer une activité qui mobilise les capacités cérébrales avec une (plusieurs ?) autre qui les mobilisent (très) peu.

Inversement, qui a essayé de lire et comprendre un texte tout en essayant de suivre une conversation "décroche" rapidement de l’une des activités, les capacités du cerveau humain étant insuffisantes pour multiplexer ces activités de manière fluide.

Conséquences au travail

Dans les activités professionnelles qui sollicitent fortement les capacités cérébrales, le multitâche que l’on se plait à croire possible finit par dégrader fortement les performances ; vitesse de réalisation, qualité, tenue des délais, complétude, etc.


La supériorité du Monotâche se démontre facilement

De multiples études et articles en ligne démontrent que le multitasking humain est un mythe, largement supplanté par le monotâche en termes de performances

Un exercice simple suffit à démontrer l’allongement des délais et la dégradation de la qualité induits par le multitâche.

Il s’agit de réaliser une succession de tâches simple, chacune ayant un nombre égal d’opérations élémentaires, comme par exemple additionner 1 au nombre précédent, lister une suite de chiffres pairs ou impairs, écrire les lettres de l’alphabet, etc.

Le premier essai se fait en mode monotâche : on déclenche le chronomètre puis le candidat exécute à la suite toutes les opérations élémentaires de la tâche n°1, puis passe aux opérations élémentaires successives de la tâche n°2, et ainsi de suite. Le chronomètre est arrêté à la dernière opération de la dernière tâche.


Le second essai est réalisé en mode multitâche : on déclenche le chronomètre puis le candidat exécute la première opération élémentaire de la tâche n°1, puis passe à la première opération élémentaire de la tâche n°2 et ainsi de suite. Le chronomètre est arrêté à la dernière opération de la dernière tâche.


La comparaison des deux méthodes livre un résultat sans appel. L'exemple suivant, mesuré en secondes, compare l'exécution en multitâche au monotâche.

Comparaison

Durée en
monotâche

Durée en
multitâche

Ratio
multi/mono

Tâche 116
163
10
Tâche 2
35
170
5
Tâche 3
60
176
3
Tâche 4
77
155
2
TOTAL
190
665
3,5

De surcroit, l’exécution multitâche est entachée d’une multitude d’erreurs alors que les opérations élémentaires sont réellement simplissimes !


Perturbations subies et perturbations acceptées

Dans le milieu professionnel coexistent les perturbations dont nous sommes tous victimes, perturbations qui sont subies ; interruption par l’arrivée inopinée d’un visiteur, la conversation initiée par un collègue, la demande d’un supérieur ou d’un subordonné, la sonnerie du téléphone, l’arrivée d’un e-mail, etc. et les perturbations acceptées, voire « désirées » ; coup d’œil sur le smartphone pour guetter un éventuel tweet, l’arrivée sonore d’un e-mail qui attire irrésistiblement l’attention, les divers rappels programmés, etc.

Toutes ces perturbations sont autant de dérivatifs qui mobilisent tour à tour notre attention et notre capacité mentale. Ce zapping permanent entraine les mêmes effets que ceux décrits dans l’exercice précédent ; perte de temps, dégradation de la qualité et.. consommation de notre énergie.

Dans son billet “The Magic of Doing One Thing at a Time”, (Blog Harward Business Review) Tony Schwartz rappelle que les divers appareils qui nous connectent à toutes sortes de sources de distractions nous suivent partout. Il pose la question à propos des (mauvaises) habitudes de répondre à des e-mails pendant des conversations téléphoniques, l’utilisation de l’ordinateur portable durant les réunions (sous prétexte de prise de notes) et la composition de messages SMS durant la conduite automobile. Selon lui, l’allongement moyen des tâches est de 25%, mais hormis cet effet sensible, c’est l’insidieuse déperdition d’énergie que ce zapping incessant provoque qui peut amener le sentiment d’épuisement. On fait une multitude de choses, sans que le travail n’avance à l’allure souhaitable.

Tony Schwartz propose trois pistes d’amélioration aux managers, que je retranscrits à ma manière :

  1. Maintenir une discipline quant à la tenue de réunion, qui consiste à démarrer et terminer à l’heure prévue et se montrer intransigeant sur les appareils distracteurs ; téléphones, ordinateurs, tablettes, etc. doivent être bannis ou éteints. Une durée maximale de 45 minutes est recommandée pour améliorer la concentration des participants.
  2. Abandonner l’idée que tout un chacun est instantanément mobilisable à tout moment de la journée. Les demandes ou ordres hiérarchiques qui arrivent sur les subordonnés de manière aléatoire et inopinée sont des perturbateurs majeurs. Cela vaut entre collègues également.
  3. Encourager la pause, une opportunité quotidienne d’arrêter le travail et prendre une pause, faire des étirements, du yoga, une courte sieste, pour refaire le plein d’énergie.

Sur le plan personnel, Tony Schwartz recommande de s’acquitter des tâches les plus importantes dès le matin, durant un temps réservé de 60 à 90 minutes et sans interruptions. Evidemment, il faut résister aux tentations de se laisser distraire.


Une démonstration ludique en ligne des performances comparées entre mono et multitâche est disponible en suivant >ce lien<


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Mise à jour le Lundi, 10 Octobre 2016 18:39  

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