Entre les réunions, les rendez-vous, le téléphone, les e-mails…, chacun(e) de nous se retrouve vite débordé et ne sait plus où donner de la tête ni gérer ses priorités. La date butoir du projet approche et le travail n'avance pas.
Pour résoudre ses propres problèmes de surcharge de travail, Eisenhower utilisait la matrice de décision qui porte désormais son nom.
La matrice d'Einsenhower
La matrice d'Einsenhower est basée sur deux paramètres :
- Le degré d'urgence
- Le degré d'importance
Chaque tâche est évaluée selon ces deux critères, ce qui fournit les quatre quadrants de la matrice :
- Ce qui est à la fois urgent est important est à faire soi-même et de suite,
- Ce qui est important mais peu urgent est à remettre à (un peu) plus tard,
- Ce qui est peu important et non urgent peut être ignoré, éliminé ou éventuellement délégué,
- Ce qui est urgent mais peu important devrait être délégué
On peut également qualifier les quadrants de cette matrice en fonction de leur typologie, comme ci-dessous.
Les recommandations pour chaque cadrants restent identiques, mais il est plus frappant de désigner les tâches non-importantes de distractions ou déviations, termes qui reflètent bien leur côté parasitaire.
Situation habituelle
Le plus souvent les managers s'imposent la résolution des problèmes, d'où la part importante du temps passé à gérer les urgences, au détriment de la réflexion prospective et la préparation.
Situation souhaitable
L'idéal serait de déléguer le non-important et s'imposer de travailler sur la réflexion prospective et la préparation. Une part des problèmes pourraient ainsi être résolue définitivement grâce à une analyse solide et la délégation de la mise en oeuvre.
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