L’animation (le management) à intervalle court (AIC ou SIM Short Interval Management) vise à réagir rapidement à tout problème ou obstacle susceptible d’empêcher l’atteinte des objectifs. L’animation à intervalle court repose sur des rendez-vous périodiques, généralement quotidiens, d’un nombre restreint de personnes impliqués dans le management et les opérations.
Ces courtes réunions visent à éviter l’effet tunnel, c’est à dire une période trop longue entre deux points de situation qui laisse les responsables dans l’ignorance (le noir du tunnel) de la situation réelle.
Inscrit dans les routines managériales, l’animation à intervalle court :
- réunit un nombre restreint de personnes impliqués dans le management et les opérations. Ces personnes partageront oralement les points les plus importants avec les autres collègues. Par ailleurs l’espace AIC est ouvert et les tableaux de bords “publics”
- se pratique debout dans un espace dédié, généralement près ou au milieu du périmètre concerné
- se déroule en un temps limité, selon un schéma que reflètent les indicateurs
- utilise un nombre restreint d’indicateurs opérationnels, généralement visuels, sur des tableaux visibles de tous
- les indicateurs sont mis à jour juste avant la réunion, à la main. Classiquement le choix des indicateurs tourne autour des variantes Coût, Qualité, Délais, Sécurité plus un ou deux autres qui reflètent les spécificités de l’activité. Les indicateurs sont “parlants”, c’est à dire le reflet concret de l’activité quotidienne. Ainsi, le Coût peut être traduit par les heures de main d’oeuvre nécessaires ou la gâche par exemple
- sert à prendre des décisions et non pas à venir s’informer, ce qui implique que les participants aient préparé la réunion
- se conclue sur les actions à court terme à entreprendre par les participants ou les acteurs du périmètre eux-mêmes
Format des réunions
Dans l’industrie, le format que j’ai vu ou mis en oeuvre est le suivant :
- Durée limitée à 15 minutes maximum. Si un problème nécessite plus de temps, il est traité dans une réunion spécifique.
- Participants : un(e) représentant(e) des services production, maintenance, qualité, supply chain, parfois administration des ventes (ADV) et un(e) agent de production invité(e).
- L’animation est soit confiée au responsable du périmètre, soit à une personne en charge de l’amélioration continue (généralement pour installer la routine), puis ce sont les encadrants de proximité qui prennent graduellement le relais.
Pour que la routine ne soit pas à la merci des aléas qui peuvent empêcher certains membres de participer, des suppléants sont désignés par avance. Ceux-ci participent régulièrement, même si le titulaire est présent. Certains tableau d’AIC comportent une fiche de présence pour suivre l’assiduité des titulaires. Un titulaire qui ne peut garantir une participation régulière doit se justifier et le cas échéant est remplacé.
L’animation à intervalle court diffère de la réunion matinale de démarrage qui elle fait le bilan de la veille, indique les objectifs et points particuliers du jour et peut servir à affecter les postes.
Plan d’actions
Le plan d’action associé à l’AIC est limité en capacité : 5 ou 10 lignes. Ne sont éligibles au plan d’actions que les actions qui sont à la main des acteurs du périmètre et qui peut se régler dans les 10 jours, soit deux semaines ouvrables.
Toute action qui nécessite plus de temps ou n’est pas maîtrisable localement est gérée sur un autre plan d’action porté par un hiérarchique.
Une fois le plan d’action AIC plein, on ne peut ajouter de nouvelle action tant qu’une de celles inscrites n’est pas soldée et quitte le plan. Une action non soldée au bout de 10 jours est transférée à l’autre plan d’action (principe d’escalade).
Ce que l’AIC ne doit pas être
- une réunion où l’on vient sans préparation, pour s’informer
- une réunion qui se conclue sans décision
- la revue d’un grand nombre de tableaux de chiffres et/ou graphiques pour lesquels le chef demande des explications
- une réunion de résolution de problèmes (l’analyse et le choix des solutions à tester doit avoir lieu avant)
- une réunion qui a lieu lorsque le chef a le temps
- ...(liste non exhaustive !)
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