Repousser, lorsque cela est possible, une échéance qui parait difficile à tenir parait logique. Cependant, le temps supplémentaire accordé n’est pas nécessairement utilisé avec sagesse.

Cet article est inspiré de “Here's What Really Happens When You Extend a Deadline” de Heidi Grant Halvorson, paru en Aout 2013 sur le blog de Harvard Business Review (http://blogs.hbr.org/cs/2013/08/heres_what_really_happens_when.html) et complété par des réflexions et retours d’expériences personnels.

Perte de motivation

Des études suggèrent que la motivation d’un individu est inversement proportionnelle à la distance (ou au temps) qui le sépare de son but. Ainsi, plus on approche d’une échéance, plus la motivation à finir les tâches augmentent du fait de l’attention toujours croissante accordée à l’objectif.

Inversement, si la distance ou le temps séparant l’état d’avancement du but est importante ou augmente, d’autres préoccupations trouvent à prendre une plus grande priorité et occuper l’esprit.

La mobilisation des adultes sur un objectif lointain est certes plus aisée que celle des enfants, mais peu d’adultes sont capables de rester concentrés durablement sur un objectif ou une échéance lointaine.

De mon expérience de manager opérationnel je retiens que les femmes ont une bien meilleure capacité en la matière que les hommes.

Cette aptitude est conditionnée par la maille de temps usuelle à laquelle des échéances périodiques surviennent. Ainsi, plus les personnels occupent des postes élevés dans une organisation, plus ils vont se trouver confrontés à des échéances lointaines :

• Plan stratégique sur 3 ans
• Budget annuel
• Plan industriel et commercial
• Résultats mensuels
• …

Inversement, plus on se trouve à des postes modestes, plus les échéances sont à court terme :

• Nombre de pièces ou dossiers traités à l’heure ou à la journée
• Horaires de travail posté de la semaine suivante
• Paie du mois

C’est une des composantes du principe des deux pyramides.

Ce phénomène de motivation vs. distance et les différences de perception du temps, des durées et des échéances expliquent pourquoi les projets ou plans d’action sur une durée dépassant le mois trouvent intérêt à être fractionnés en phases plus courtes avec des échéances plus fréquentes.

Pour en savoir plus : le principe des deux pyramides et les précautions à prendre figurent dans chacun de mes livres depuis 2005.

Le phénomène de dépression et/ou dépressurisation

Le travail sous pression de temps est un stimulant en même temps qu’une source potentielle de souffrance. Lorsqu’après une période de travail dense, intense, suit une période de relâchement, vous avez peut-être déjà expérimenté ce sentiment curieux de perte de repères, de manque d’entrain ?

C’est que la pression retombée entraine un phénomène de dépression (au sens littérale de chute de pression et au sens de modification de l’humeur) ou faut-il plutôt évoquer une dépressurisation ?

Ce relâchement de la pression induit après un certain délai d’accoutumance un ajustement de la densité de travail, moindre que dans la phase sous pression.

La procrastination

Cette tendance à remettre à plus tard ou au plus tard est d’autant plus contrariée que le plus tard est quasi tout de suite du fait de délais courts et/ou échéance proche. Rallonger les délais est une invitation à procrastiner pour toutes celles et tous ceux qui ont un penchant naturel en ce sens.

La rallonge de temps ne règle pas les problèmes qui en sont à l’origine

Si la planification originelle était irréaliste, le fait de repousser une échéance et consentir ainsi plus de temps ne change rien au problème. Les mêmes causes reproduiront les mêmes effets. Ainsi la rallonge de temps ne fait de sens que si l’on identifie et prévient /éradique les causes qui ont rendu la tenue des délais initiaux impossible.

Conclusion

En conclusion, face à une échéance difficile (impossible ?) à tenir, la rallonge de temps toutes choses égales par ailleurs va rarement améliorer la tenue du nouveau délai. La recommandation en la matière est de :

• Conserver la pression et des délais courts
• Multiplier les échéances et les objectifs en fractionnant en phases plus courtes et objectifs d’étapes
• Ajuster éventuellement les ressources
• Identifier les causes de dérive
• Améliorer la planification pour parvenir à un planning réaliste et robuste
• En dernière extrémité rallonger le délai

La Théorie des Contraintes propose une approche novatrice en matière de gestion de projet : le management de projet par la chaine critique ; Critical Chain Project Management (CCPM)