La question de la réduction de la durée des projets se pose de manière récurrente. En effet, la vitesse de mise sur le marché ou la réactivité à répondre à un besoin client est un Facteur Critique de Succès souvent plus important que le prix du produit ou de la prestation. D’autre part, augmenter le nombre de projets, multiplier les parutions ou mises sur marché sur un horizon temporel donné et à iso-ressources est un facteur de productivité.

La plupart des organisations utilisant le mode projet finissent par développer des modèles, ou “templates” qui prennent de l’embonpoint au fil du temps. Dans mon article 7 questions pour réduire la durée des projets je propose une revisite critique de ces modèles afin de débusquer les tâches inutiles et les améliorations potentielles.

Eliminer, Combiner, Réarranger et Simplifier est une sorte de mnémonique qui synthétise la démarche au profit de gains de temps et d’économie de moyens.

Eliminer consiste à supprimer les tâches, opérations et séquences inutiles dans un Work Breakdown Structure (WBS) ou un réseau de tâches. Inutile est à comprendre au sens de non-valeur ajoutée. Ceci vaut également pour les revues et les réunions.

Bien évidemment la suppression suppose la possibilité de supprimer sans inconvénient majeur et ne s’applique donc pas aux exigences jugées inutiles mais requises par la réglementation, les normes ou une exigence d’une autorité (client, hiérarchie, administration..).

La suppression de tâches inutiles profite à la réduction de la durée du projet si les tâches en question se trouvent sur le chemin critique. Elle profite à la productivité si les ressources libérées peuvent se concentrer sur une génération de valeur. Ceci peut être une prestation facturable, la création de valeur vendable ou la création de savoir réutilisable.

Combiner rappelle que regrouper des tâches dans une même séquence et sur une même ressource permet d’éviter les transferts (handovers), les ruptures de charges et potentiellement de supprimer des temps d’attente. En plus de supprimer des temps d'attente cela permet également d'éviter certaines erreurs et des malentendus dus aux transferts et évite par là même du refaisage.

La maîtrise de la qualité est un facteur de productivité mais également de vitesse dans la mesure où il n'y a pas de perte de temps à refaire ce qui a déjà été (mal) fait.

Réarranger peut être considéré comme le symétrique de combiner ; les tâches sont réarrangées de manière à gagner du temps, simplifier, alléger ou transférer la charge de certaines ressources. La surcharge de certaines ressources nécessite un nivellement qui allonge la durée du projet pour peu que les tâches en question soient sur le chemin critique.

Simplifier c'est réduire la complexité, le besoin de ressources expertes, les risques d'erreurs. Simplifier c'est également dimensionner au plus juste, notamment les exigences et les spécifications, supprimer les options et “nice to have” au profit des exigences fondamentales et non-négociables. Simplifier c'est également l'opportunité de décharger des ressources expertes et coûteuses au profit de ressources moins expertes et meilleur marché.

Automatiser

L'automatisation est une option supplémentaire à ne pas négliger. Le développement logiciel a depuis longtemps automatisé les tests notamment pour réduire la charge de travail et mieux employer les compétences des personnels qualifiés.

D’autres tâches sont automatisables et leur nombre va croissant à mesure que se développent les solutions de Robotic Process Automation.