Christian HOHMANN

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5S : Principes clés de succès

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Le succès de la mise en oeuvre et du déploiement d'un projet 5S (ou autre) avec un groupe de travail peut être grandement facilité par la prise en compte de certains principes et "bonnes pratiques". Les principes et pratiques proposées ici sont issus des travaux sur la pédagogie pour adultes (Sandra Bellier) et de l'expérience dans l'accompagnement de tels projets.

Soigner la communication amont, en avance de phase

Il est vivement recommandé de communiquer sur le projet avant d'impliquer les premiers acteurs, ceci afin que quand les participants arrivent avec une réelle intention de participer, d’apprendre, de comprendre et de mettre en oeuvre. Le teasing ou "mise en appétit" fait partie de la communication amont – sous une forme plus ou moins explicite – de manière à :

  • susciter l’intérêt, la curiosité sur le projet, sur les méthodes et outils que l'on va utiliser,
  • faire prendre conscience qu’on a réellement besoin d'amélioration

Le principe de sens

Parce que les adultes ont développé leur sens critique et que leur position d'adulte leur autorise un arbitrage entre ce qu'ils choisissent librement, ce qu'ils se laissent imposer et ce qu'ils rejettent (ouvertement ou non), ils ont besoin de comprendre la finalité du projet. Ils ont besoin de sens. La compréhension de la finalité, de la "logique de la chose" favorise également la mémorisation.

Le sens doit être donné puis répété à différents moments :

  • Avant que le participant expérimente, afin qu'il s'implique dans l'action en "connaissance de cause" et commence à tisser les liens logiques entre la finalité du projet et l'action
  • Pendant qu'il effectue et expérimente, pour conserver le sens à l'action, mémoriser la finalité et commencer la démonstration du bien fondé de l'action entreprise
  • Après l'expérimentation, pour remettre concept et actions en perspective et démontrer les liens logiques qui les unissent.

La compréhension de la finalité d'un projet est le plus souvent dépendante d’informations et de décisions extérieures au groupe de travail. Il est recommandé de faire expliciter les tenants et aboutissants du projet et le cadre plus vaste dans lequel il s'inscrit; stratégie d’entreprise, décision de la direction...

Un moyen efficace de facilitation de la compréhension des concepts et des enjeux consiste à faire mener un auto-diagnostic ou une analyse de situation par les futurs participants. Retrouvez le détail d'une démarche type et son mode opératoire dans mon Guide pratique des 5S.

Principe de mise en situation

La mise en situation et l'action, (l'auto-découverte et l’expérimentation, quand c'est pertinent), sont beaucoup plus efficaces que le témoignage d'expérience et les explications préalables. Pour cette raison on réduira la part de présentation théorique en faveur de l'action sur le terrain.

Principe de synthèse et de formalisation

En matière de formation il est dit que plus les synthèses sont faites par les participants eux-mêmes, plus elles leurs seront bénéfiques. Dans la mise en place d'une démarche ou le déploiement d'un projet, la rédaction des comptes-rendus et autres documents joue ce rôle.

La formalisation, elle, permet de servir le principe de synthèse en fournissant les points de repères nécessaires pour « classer » les concepts nouvellement appris.

Elle permet d'accentuer l'effet de mémorisation en rendant visible et en matérialisant physiquement (documents, panneaux, fichiers, réalisations...) tout le travail accompli et forçant les acteurs à se remémorer le "pourquoi".

La communication aval

L'information sur les travaux en cours, les premiers progrès, les premiers succès constitue la communication aval. Cette communication est à soigner, car elle est un élément important de la reconnaissance des efforts des participants et un levier pour conserver leur motivation. Elle permet également de préparer la réplication de la démarche depuis le chantier pilote, de prévenir les éventuelles appréhensions et résistances, en donnant envie aux autres de participer à leur tour.

L'animateur du groupe de travail peut également être un formateur. Mais lors du déploiement sur le terrain, il n'est pas celui qui sait et va faire, mais celui qui facilite l'action en aidant les acteurs (ceux qui font l'action) à structurer leur approche et à la concrétiser.

Il prend le rôle de coach en définissant le "parcours" et en y guidant les participants. Il doit se positionner comme une ressource utilisable par les participants, qui viendront le solliciter s'ils sont bloqués ou dans le doute. Un bon coach ne donne pas la réponse, mais induit sa formulation par le demandeur lui-même, au travers de questionnements et de reformulations. Ce mode est plus bénéfique à l'apprenant que de lui livrer la réponse, sans qu'il mobilise ses propres ressources pour la trouver lui-même.

L'accompagnement ne s'improvise pas

L'accompagnement dans la mise en route de chantiers pilotes et de plans d'actions suite à formation ne peut pas s'improviser. Il faut assurer la cohérence entre le contenu de la formation et l'expérimentation et/ou la mise en oeuvre effective. Un coaching efficace suppose que l'accompagnateur connaisse, ait assimilé et ait de l'expérience à la fois techniquement, sur le sujet concerné, et en matière de pédagogie.

Ces pré-requis plaident en faveur de l'accompagnement par des professionnels plutôt qu'un parrainage ou tutorat par un interne, "simplement" initié à la technique.

L'intérêt des chantiers pilotes

Les chantiers pilotes sont des terrains d'expérimentation, un périmètre ou une ampleur restreints, qui doivent faire la preuve de la validité du projet et de la capacité à le mettre en oeuvre.

Les chantiers pilotes servent aussi la communication amont, car les travaux qui y sont entrepris permettent le teasing envers les personnels non (encore) impliqués.

C'est dans les chantiers pilotes que les premières actions vont pouvoir être réalisées, au travers de la mise en situation des participants au projet.

Les succès obtenus sur les chantiers pilotes sont mis à profit pour communiquer et valoriser les actions entreprises (communication aval).


Bibliographie


  • Ingénierie en formation d'adultes, Sandra Bellier, Editions Liaisons, Paris, 2000

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Mise à jour le Jeudi, 09 Octobre 2014 08:26