Christian HOHMANN

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Chantier hoshin kaizen

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On les appelle chantier hoshin, chantier kaizen, kaizen blitz ou kaizen event. Ce sont des chantiers d'amélioration focalisée, limités dans le temps et mené en petit groupe sous forme de travaux dirigés.

Le chantier hoshin se base sur un déploiement méthodique limité dans le temps. Par le rythme enlevé (voir Kaizen Blitz) du chantier, les participants sont emportés dans la dynamique et réalisent en quelques jours (typiquement 3 à 5) ce qui est faisable en si peu de temps, pour peu que l'on se discipline et se concentre sur un périmètre limité et un objectif déterminé.

L'expression chantier hoshin est plutôt française et issue de l'industrie automobile. Pour se faire comprendre à l'étranger et en anglais on utilise plutôt l'expression kaizen event ou kaizen blitz. De plus, lorsque l'on évoque un "hoshin", il y a une confusion possible entre un chantier d'amélioration et le déploiement des objectifs (Hoshin Kanri), il est prudent de clarifier les termes employés avec vos interlocuteurs.



Motivation et but d'un chantier hoshin

Un chantier d'amélioration ciblé est déclenché pour résoudre un problème ou apporter une amélioration rapide. Cela peut se faire dans le cadre d'une gestion de crise (retard de livraison, problème qualité, etc.) ou dans le cadre d'un programme d'amélioration continue. Un chantier hoshin est déclenché par la hiérarchie ou par l'animateur de l'amélioration continue.

On pourrait imaginer que des personnels prennent eux-mêmes une telle initiative, mais je n'ai pas encore vu d'entreprise avec un niveau de maturité et d'empowerment suffisant pour l'autoriser. Au mieux les personnels suggèrent un thème, une amélioration sur la base de ce qu'ils constatent et vivent au quotidien.

Ce qu'un chantier Kaizen / Kaizen event ne devrait pas être : de l'amélioration pour l'amélioration. Autrement dit s'il n'y a pas de but identifié avant le chantier mais que celui-ci est recherché durant le chantier, c'est une erreur.

Un chantier rassemble un petit groupe de personnes, généralement issues de services et fonctions différents. L'une d'entre elles au moins doit être un opérationnel du secteur. L'animateur partage les données d'entrée avec le groupe, rappelle le périmètre et l'objectif. Il est en général le garant de la méthodologie et du rythme de déploiement du chantier.

Bénéfices attendus d'un chanier Kaizen / Kaizen event

Correctement mené, un tel chantier permet l'immersion des participants dans un travail dense car un objectif est assigné dans un temps limité. De ce fait les participants doivent focaliser leur travail et ne pas se disperser. Par ailleurs, en constituant correctement l'équipe des participants, on favorise le travail et la coopération transversale qui généralement perdure au-delà du chantier.

La vitesse et la densité de tels chantiers sont également utilisés pour combattre la résistance au changement. Il s'agit là plus d'une "astuce" de management que d'une bonne pratique : les participants réticents sont bousculés par le rythme au point de ne pouvoir prendre suffisamment de recul et contester l'objectif. Une fois la solution en place, on s'attend à ce qu'ils se rendent compte de ses bénéfices et admettent que leur résistance ou craintes étaient infondées.

Choix du périmètre

Le périmètre servant à l'application du chantier Hoshin est choisi au préalable par l'animateur et les responsables du secteur, les chefs de service voire la direction générale. Un bon périmètre candidat doit permettre aux participants d'atteindre l'objectif dans le temps imparti, généralement la semaine.

  • Si le chantier doit résoudre un problème ou une crise, le périmètre est déterminé par les enjeux du moment
  • Si la démonstration du chantier doit servir à "prouver que les chantiers d'amélioration cela fonctionne" ou que l'animateur du chantier ne dispose pas encore d'une longue pratique, on aura intérêt à choisir une zone dégradée dans laquelle peu d'action, peu d'investissement en temps et énergie produira un effet important, donc un "retour sur investissement" maximal (zone A).
  • Si le chantier vise un objectif déterminé, tel que réduire les changements de séries ou accélérer les flux en chassant les gaspillages, la zone sera désignée par les bénéficiaires du chantier.

Constitution du groupe de travail

Le chantier est participatif, semi directif. Cela signifie que l'animateur est directif sur la forme (la méthode) et participatif sur le fond, dans les limites du thème à traiter et des objectifs assignés. Les participants doivent rassembler les acteurs du terrain concernés et des personnels aux interfaces (étape amont, aval), des services supports (qualité, méthodes, maintenance...). La participation de la hiérarchie varie selon les praticiens. Personnellement je préfère conserver aux agents de maitrise, responsables de service et à la direction un rôle de sponsor et jury.

La planification du chantier

Dans le cadre d'une gestion de crise, la planification est simple : il faut résoudre le problème au plus vite, les ressources sont mobilisées d'autorité et le chantier est mené en mode "pompier". Voir à ce propos >QRQC<

En amélioration continue, le chantier est planifié au mieux des différentes contraintes, un prenant garde de ne pas faire trop de concessions, car cela risque de nuire à la participation. Dans notre pratique, la maille de temps traditionnelle est la semaine, avec un phasage des étapes par demi-journée selon un plan semblable à celui-ci :

  • Démarrage, briefing initial et données d'entrée, analyse
  • Recherche de causes, observations sur le terrain
  • Synthèse des observations
  • Recherche de solutions, évaluations
  • Mise en place et essais
  • Synthèse et restitution

Méthodes et outils utilisés

Lors de la préparation, l'animateur choisi un certain nombre d'outils préférentiels en fonction du sujet à traiter. D'autres outils seront utilisés opportunément, en fonction des besoins et des améliorations potentielles qui se dégagent "chemin faisant". Cependant, en plus des préférences de l'animateur ou du groupe, certains outils se révèlent incontournables, comme par exemple :

Analyse

  • diagramme des flux (VSM et/ou spaghetti)
  • analyse de déroulement
  • observations instantanées
  • chronométrage
  • simogramme, diagramme Homme/Machine
  • étude d’équilibrage
  • analyse du TRS
  • diagramme de Pareto
  • diagramme d'interférences
  • capabilités

...

Action

...

Définition et suivi du plan d’actions

Très tôt dans le déroulement du chantier, il sera nécessaire de structurer les actions grâce à un plan d'action digne de ce nom. Le principe du PDCA est bienvenu pour verrouiller ce qui ne doit pas finir comme une liste de voeux. Les actions dont le déploiement déborde la durée du chantier sont à proscrire dans la mesure du possible, le but principal étant que les participants se chargent eux-mêmes de la réalisation des actions et ne se contentent pas d'établir une liste de courses à destination de tiers !

Il serait néanmoins dommage de perdre les idées d'amélioration sous peine qu'elles ne peuvent être déployées par le seul groupe et/ou durant le chantier hoshin. D'où une posture pragmatique à choisir et documenter ces actions comme relevants du moyen ou long terme.

La restitution des résultats

Le résultats à l'issue du chantier sont présentés par le groupe (et non par l'animateur !). Les participants bénéficient d'un créneau de temps réservé et de l'aide de l'animateur pour préparer leur restitution au "jury" composé des bénéficiaires des actions, qui sont en quelque sorte leurs clients (hiérarchie, direction...). On attend du jury une appréciation compréhensive mais sans compromission.


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Mise à jour le Samedi, 18 Octobre 2014 05:49