Christian HOHMANN

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Checklist pour Gemba walks

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Peut-on s’autoformer aux gemba walks ? Si oui, comment ?

Ce qui est basiquement requis pour aller voir sur le terrain est l’état d’esprit approprié, pétri de lean thinking et à la recherche constante d’amélioration. Cependant, les débuts en la matière ne savent pas toujours à quoi faire attention, que chercher à voir durant un tour de terrain.

Lorsque l’initiation est faite avec un mentor, un sensei, ce dernier pose des questions à son disciple pour lui faire découvrir par lui-même ce qu’il doit voir et apprendre, de quoi il doit s’étonner, les indices de dysfonctionnements ou de potentiels d’amélioration.

Lorsqu’aucun mentor ni sensei n’est disponible comment faire ?

Si le gemba walker est familier avec le Value Stream Mapping, il peut essayer de cartographier mentalement le processus qu’il visite, ou le dessiner réellement sur un calepin. Durant l’établissement de la cartographie, il ou elle se posera les questions telles que pourquoi ce stock? Pourquoi à cet endroit ? Pourquoi autant de rebuts ? et chercher les éléments de réponse pour en connaitre la cause.

Etablir une cartographie rapidement n’est pas facile et pas toujours possible. Une alternative est alors de commencer à se familiariser avec les gemba walks en se focalisant sur un petit nombre d’objectifs, comme par exemple identifier les endroits où le flux est interrompu, perturbé ou encore combien de ruptures de charge un produit subit au long de sa transformation ou un dossier lors de son traitement.

Commencer ainsi, un thème à la fois favorise la focalisation et affute la perception des dysfonctionnements et points anormaux.

Je suggère que le gemba walker prépare une liste de thèmes et en choisisse un à chaque nouveau tour de terrain. En plus de la liste des thèmes il est utile de disposer d’une checklist par thème.


Par exemple, si le thème du jour concerne les stocks tampons et les encours, la checklist portera sur les points tels que :

  • Où sont localisés les stocks tampons, devant quels types de ressources?
  • Quelle est leur fonction ? Absorber le débit de ressources plus rapides en amont ou protéger la ressource aval de ruptures d’approvisionnements ?
  • Qu’arrive-t-il lorsque le tampon est vide ?
  • Inversement, qu’arrive-t-il s’il déborde ?
  • Quelle est la valeur moyenne de ce stock ? Combien de temps cela permet-il de tenir au rythme de consommation actuel ? Est-ce judicieux ?
  • Voit-on dans quel état est le buffer?
  • ...

Dans mon livre Lean Management, je propose différentes check-lists pour les managers se préparant aux tours de terrain, les gemba walks.

Nombre de ces questions trouvent leurs réponses, – bonnes ou mauvaises – en demandant les personnels en charge de cette partie de processus.

Il est hautement recommandé de systématiquement poser des questions pour deux raisons :

  1. éviter de conclure sur des présupposés et bien vérifier systématiquement les causes alternatives auxquelles on ne pense pas nécessairement
  2. jauger la qualité de réponse et par ce biais la compréhension et l’analyse de la situation par les acteurs.

Méfiez-vous des idées préconçues !

Fréquemment, une cause qui semble évidente n'est pas la cause réelle et ce que nous croyons comprendre est finalement totalement différent. S'appuyer sur ses propres croyances peut conduire à des malentendus et des conclusions erronées.

Cela pourrait être problématique dans le cas d'un audit de qualification d'un fournisseur, par exemple, qui disqualifierait un fournisseur parfaitement éligible sur une mauvaise interprétation de l’auditeur.

Questionner sans induire la réponse est un moyen de vérifier si des réponses alternatives existent et chercher à comprendre la vraie nature d’un problème, sa cause ou origine.

Comprendre le point de vue des acteurs

Questionner les acteurs permet également de comprendre leurs postures.

Il y a ceux qui exécutent simplement les tâches selon les instructions sans se poser de questions. Ce cas illustre l'exécution passive de personnels non engagées qui ne se soucient pas des conséquences éventuelles d’instructions inappropriées ou de situations améliorables.

Il y a ceux qui réagissent à des situations absurdes ou améliorables, qui représentent les gens conscients des potentiels d'amélioration mais ne savent pas ou n'osent pas exprimer leurs suggestions. Ils s'en tiennent aux règles, procédures et instructions puisque ce sont les standards.

Ce type de personnes sont des experts en leur domaine, car ils ont non seulement l'expérience dans l'exécution de la tâche, mais ont analysées et cherché des améliorations.

Il arrive souvent que les exécutants "souffrent en silence" de situations inadaptées ou ont de bonnes idées d'amélioration, mais ne savent pas comment ou à qui les proposer. Poser des questions au cours d'un Gemba walk est une occasion de découvrir non seulement les causes cachées de problèmes, mais également des solutions et des améliorations possibles.

Par ailleurs, accorder de l’attention aux personnels et en solliciter leurs conseils et avis par le questionnement ouvert, démontre du respect à leur égard.


Mise à jour le Mercredi, 08 Mars 2017 14:40