Process discovery est l’un des cas d’usage classique du Process Mining qui va intéresser tout particulièrement les consultants et les personnes chargées de l’amélioration continue, de l’excellence opérationnelle.  L’utilisation des données informatiques avec les solutions de Process Mining permettent, entre autres, de construire automatiquement le processus suivi par l’objet qui porte l’identifiant. Comme par exemple le numéro de série d’une pièce, une commande passée à une entreprise, un numéro de dossier ou une réclamation qui sera affectée d’un identifiant unique, qui permettra de reconstruire automatiquement tout le parcours de cet identifiant dans le processus, et ainsi afficher la cartographie de ce dernier. En sélectionnant un ensemble d’identifiants correspondant à la famille de produits ou au type d’items dont on veut connaître le parcours, ainsi que d’autres paramètres de filtrage, comme par exemple une plage de dates, on obtient quasi instantanément la représentation du processus, tels que les différents items l’ont parcouru.

Non seulement voit-on le chemin parcouru, mais on dispose automatiquement d’un ensemble d’indicateurs tels que le temps de parcours, le temps passé à une étape particulière, le nombre d’itérations dans une boucle et ce genre de choses. Cette représentation est dynamique, c’est-à-dire que l’on peut zoomer vers les détails ou au contraire prendre du recul et voir moins de détails, on peut filtrer sur différents paramètres et attributs et ainsi observer le processus sous de multiples angles.

L’avantage principal de procéder ainsi est que le processus n’a pas besoin d’être connu au préalable, on peut le découvrir grâce au Process Mining. Ceci est particulièrement intéressant pour les consultants ou les animateurs de l’amélioration continue qui sont appelés à intervenir sur un processus qui leur est inconnu, qui n’est pas ou qui est mal documenté. Comme il n’y a pas d’hypothèses ni de simplification et que de surcroît on peut utiliser l’ensemble des données disponibles, on fait apparaître les variantes, les cas particuliers, les déviations et les exceptions beaucoup plus facilement qu’avec des méthodes de cartographies traditionnelles. Or, les problèmes sont le plus souvent dus à des cas particuliers ou à des déviations dans l’exécution des procédures ou des processus. Ce qui est rapidement apparent au travers de l’analyse basée sur le Process Mining. 

Tous les praticiens le savent, le processus exécuté est rarement totalement conforme à ce qui est décrit dans les procédures, et de ce fait, le Process Discovery est également utile et souvent surprenant pour les personnes qui connaissent bien, du moins théoriquement, le processus considéré. Dit autrement, le Process Mining Discovery montre le processus tel qu’il est et non tel que les procédures le décrivent.

Les principaux avantages du Process Mining Discovery par rapport aux cartographies classiques

Si l’on compare le Process Mining Discovery à l’élaboration de cartographies traditionnelles, telle que la cartographie Value Stream Mapping (VSM), le temps d’obtention de la cartographie pour un processus d’une certaine ampleur va être plus rapide et probablement moins coûteux avec le Process Mining. En particulier s’il faut étudier un processus étendu, qui implique différents sites dans des zones géographiques distantes. Un exemple particulièrement parlant est le retour d’expérience de Lufthansa CityLine.

Avec le Process Mining, le jeu de données permet de rejouer le film à volonté et de manière dynamique, en variant les paramètres et les filtrages. On peut donc émettre des hypothèses et vérifier si elles sont valides en observant les données sous d’autres angles. On peut s’intéresser aux cas particuliers, peu fréquents ou aux variantes exotiques sans surcoût ni dépenses d'énergie supplémentaire. Ceci est à mettre en regard des hypothèses simplificatrices ou aux agrégations de familles de produits qui sont fréquemment recommandées pour établir des VSM.

Les offreurs de solutions de Process Mining mettent en avant la capacité à détecter les goulots d’étranglement, ce à quoi je crois fondamentalement, mais il faut parfois se méfier des apparences, notamment lorsqu’un produit physique est retardé par son dossier de lot ou inversement. On pourrait alors confondre causes et conséquences et situer le goulot au mauvais endroit.

Quelques points de vigilance

Les offreurs de solutions de Process Mining sont souvent un peu trop enthousiastes et vendent une vision idéalisée de l’analyse de processus, notamment lorsqu’ils annoncent que grâce à ce type d’outil, on peut, je cite “sans connaissance spécifique, ni assistance d’expert, lire littéralement l’histoire du processus à partir des données transactionnelles”. Comme dit précédemment, une erreur d’interprétation est possible et cela d’autant plus s’il n’y a pas de vérification ou de support de la part d’une partie prenante avec une connaissance suffisamment fine du fonctionnement du processus en question. Par conséquent, les consultants ou les animateurs de l’amélioration continue qui découvrent le processus au travers du Process Mining Discovery doivent se faire seconder par des personnels du terrain durant leur analyse.

Le coût d’une telle solution peut être un frein, même si des solutions abordables existent, tout comme des essais gratuits et que les tarifs ont tendance à baisser, il faut encore, à date, plusieurs dizaines de milliers d'euros pour mettre en place une solution de Process Mining. Notez que celle-ci ne se limitera pas uniquement au Process Discovery. On peut trouver des indications sur les coûts en interrogeant les moteurs de recherches ou les offreurs de solutions eux-mêmes.

En résumé

Avec l’essor de la numérisation dans tous les secteurs, la démocratisation des solutions de data mining et leurs tarifs qui diminuent, ces solutions vont de plus en plus trouver leur application dans les entreprises. Une des applications typique est le Process Discovery, qui sera très utile aux consultants et aux personnes en charge de l’amélioration continue, de la résolution de problèmes ou encore de l’Excellence Opérationnelle. En complément et/ou en remplacement de la cartographie VSM, le Process Mining va certainement profiter à Lean, en dépassant les limitations de la représentation partielle et statique d’une cartographie VSM.