Christian HOHMANN

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Cartographie VSM, bien commencer

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La cartographie VSM est un outil d’analyse simple et populaire qui pousse de nombreux nouveaux praticiens à s'y lancer sans retenue. Si la mise en œuvre de cet outil est relativement aisée, il convient néanmoins de bien préparer l'exercice pour éviter de se disperser, voire de se perdre en cours de route.


Poser les limites

Le périmètre est défini, il comporte un ou plusieurs processus. avant de se lancer dans une description VSM proprement dite, l'investissement dans un SIPOC paie en général de bons intérêts.

Un SIPOC est une description macroscopique du périmètre / du processus en termes de :

  • Fournisseurs (Suppliers) qui alimentent l'ensemble considéré en informations et/ou en "matières"
  • Inputs: quels sont les éléments entrants que reçoit le processus
  • Processus mis en oeuvre
  • Outputs : en quoi sont transformés les inputs
  • Clients : qui sont les bénéficiaires du processus

Un SIPOC permet de recueillir et lister ces éléments de manière structurée. Cela permet de définir ce qui fait partie / est retenu dans le périmètre et ce qui en est éventuellement exclu.

Le SIPOC est plus structuré qu'une analyse est/n'est pas

Avec ces différents éléments en main, les analystes pourront cartographier et analyser les processus adéquats de manière pertinente, sans se perdre dans des processus secondaires ou sans réel rapport avec le sujet à traiter.


Placer les premiers pictogrammes

Pour débuter la cartographie, trois pictogrammes sont incontournables et peuvent être placés d'emblée :

  1. Le client, qui doit être le centre des préoccupations. C'est lui qui émet ses demandes et qui recevra / bénéficiera des livrables du processus étudié. Le pictogramme client est conventionnellement placé en haut à droite de la cartographie,
  2. Le(s) fournisseur(s) conventionnellement placé(s) en haut à gauche de la cartographie,
  3. Le système d'information central, traditionnellement placé en haut au centre de la cartographie.

Le système d'information central est le plus souvent un ERP (Entreprise Resource Planning), un système intégré. Cependant, certains processus et certaines organisations n'utilisent pas ou ne disposent pas d'un ERP. On lui substituera le système faisant fonction, celui qui reçoit les commandes clients et permet de planifier les activités, de passer les commandes, etc. Par ailleurs, le terme "système d'information" ne doit pas forcément désigner un système informatique. Bien que de plus en plus rare, un système d'information pourrait être fait de documents papier.

Comme évoqué précédemment, un des intérêts du SIPOC est de lister les processus principaux et ceux-ci permettent de placer les pictogrammes correspondants sur la carte. Ceux-ci sont utiles comme points de repère et permettent de structurer l'ébauche de la cartographie.

Notez que j'utilise volontairement le verbe "placer" les pictogrammes et non pas "dessiner". Ceci parce qu'il est judicieux d'utiliser des notes repositionnables (post-it (tm)) sur un grand papier kraft (Brown Paper) plutôt que de travailler directement sur un petit format ou sur un outil informatique.

Ces processus (ou étapes) principaux aideront non seulement à structurer la cartographie, mais également à cadrer le questionnement des parties prenantes. En effet, peu de personnes sont spontanément capables de structurer leur description de manière synthétique et pertinente. Pour éviter de se laisser entrainer dans des à-côtés et des hors-sujets, les processus déjà positionnés permettent de se focaliser et/ou de ramener les interlocuteurs vers ce qui est fondamental.


Mise à jour le Mardi, 26 Août 2014 08:58  

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