Christian HOHMANN

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VSM - Faut-il mettre au propre

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Christian HOHMANN

Une fois la cartographie Value Stream Mapping (VSM) complète, faut-il la mettre au propre ? C’est une question que peu de personnes se posent après l’exercice, tant elles sont convaincues que c’est nécessaire. Pourtant on peut s’économiser bien des efforts inutiles et des pertes de temps en s’interrogeant avant de se lancer.

Le but d’une cartographie VSM est de fixer l’état d’un processus à un moment donné afin de pouvoir l’analyser et résoudre des problèmes, proposer des améliorations. Une VSM n’est pas une fin en soi, aussi doit elle être suivie de la mise en oeuvre des actions pour atteindre l’état futur visé. Or sitôt les améliorations misent en oeuvre, la VSM devient obsolète, d’où un intérêt très relatif de la mettre au propre, vu sa courte durée de vie utile.

La mise au propre est un réflexe des personnels habitués à (devoir) faire des restitutions “léchées” à leur hiérarchie. Or l’important est le fond, pas la forme, le contenu et non pas la présentation.

Une VSM est un support de travail et en tant que tel une bande papier kraft sur laquelle dessiner et écrire, coller des notes ou documents est “parfaite”. Cette VSM peut tout à fait être présentée “dans son jus” à la hiérarchie, aux décideurs.

C’est d’ailleurs souvent une bonne option car les annotations, les remarques, les ratures mêmes ne sont pas reportées au propre alors que ces éléments peuvent servir lors de la présentation à l’oral.

Le report au propre omet souvent des informations jugées inutiles ou peu importantes, selon le jugement de la personne chargée de cette tâche. C’est une perte potentielle d’informations. Le report au propre peut également introduire des erreurs potentiellement préjudiciables à l’analyse si cette dernière se base sur la version “au propre”.

La mise au propre se fait souvent avec des logiciels pour pouvoir disposer d’un support numérique partageable et facile à archiver. Or les logiciels utilisés sont le pus souvent les outils bureautiques classiques tels que PowerPoint ou Excel, parfois Visio ou encore des outils spécialisés. Pour chacun d’eux se pose la question du format de sortie et de sa portabilité.

Surtout ne tracez pas directement une VSM avec des outils informatiques ! Cette tentation de faire au propre de suite est une fausse bonne idée dans la mesure où le temps de capture informatique est infiniment plus long que le tracé manuel sur papier. Le ralentissement et les limites qu’imposent les logiciels nuiraient à la spontanéité et à la dynamique de l’exercice.

L’affichage à l’écran est le plus souvent décevant car les cartes sont bien trop grandes pour être affichées intégralement de manière lisible. Dès que l’on zoom sur une portion de la VSM, on perd la vue d’ensemble qui est pourtant le but d’une VSM. Il arrive alors que l’on soit obligé d’imprimer la cartographie sur un traceur (du moins pour celles et ceux qui y ont accès) et paradoxalement on a saisi un document papier sur informatique pour en faire... un document papier.

Par ailleurs, la cartographie Value Stream Mapping est indisociablement associée à Lean et il est donc paradoxal de consommer du temps et des ressources pour un travail inutile, ou tout du moins à faible valeur ajoutée tel que le report au propre.

La capture d’une VSM, pour pouvoir la partager électroniquement ou illustrer un travail, gagne à être faite par photo. L’effort à fournir est minime et le résultat généralement suffisant. Il suffit de disposer d’un smartphone, de conditions d’éclairage suffisantes et de tracés suffisamment contrastés. Les destinataires auront eux tout loisir de zoomer et dézoomer pour explorer la cartographie. La photo peut se coller dans un autre document ou présentation.

Si la VSM doit illustrer une étude de cas ou la chronique d’un projet, sa mise au propre peut se justifier, d’autant que pour de telles applications la VSM est généralement volontairement simplifiée.

On peut voir au travers de ces quelques arguments que le report au propre d’une VSM n’est guère justifié/justifiable et que les auteurs doivent se décomplexer par rapport à une présentation à la hiérarchie. Le présupposé que celle-ci exige une présentation “au propre” est le plus souvent une croyance, une hypothèse fausse.

Par ailleurs, dans un contexte de déploiement Lean, l’argument du gaspillage que représente le report au propre est généralement imparable.


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