Christian HOHMANN

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De l’intérêt de la cartographie VSM

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La cartographie Value Stream Mapping (VSM) s'est imposée comme outil phare de la riche boîte à outils du Lean. Fréquemment associée à la révélation d'opportunités d'amélioration, la cartographie VSM est plus que cela.



La vision dite “de l’hélicoptère”

Tracer une cartographie VSM permet de prendre de la hauteur et de contempler le périmètre, le processus avec distance, recul et prise de hauteur. La métaphore de l’hélicoptère est assez juste, car on peut rester en “vol stationnaire” au-dessus d’une zone problématique, survoler l’ensemble ou revenir à loisir sur un point quelconque de la cartographie.

La prise de recul, distance ou hauteur permet de considérer une zone, une fraction de processus ou une série d’opérations dans leur contexte plus global.

Bien que schématique, avec la cartographie VSM on voit mieux les interactions avec la partie amont et aval, ainsi que les échanges d’informations que si l’on se place sur les lieux mêmes.

En contrepartie, la cartographie VSM ne livre pas le même niveau de détails et ne peut remplacer les investigations sur le terrain. Elle les synthétise, sans les remplacer.

Flux physiques et flux d’informations

La cartographie VSM est certainement le seul outil qui permette la visualisation simultanée du flux physique ET du flux d'informations et de leurs interactions.

Une VSM peut être révélatrice de la complexité et du foisonnement en termes de systèmes, logiciels et applications, de fichiers et de bases de données, souvent dupliqués, redondantes et aux points de saisies ou origines multiples.

De nombreux gaspillages émaillent le flux d'informations, plus difficiles à percevoir que ceux du flux physique, que la cartographie met en évidence. 

Partager le constat

La cartographie VSM est un excellent moyen pour partager le constat avec l’ensemble des parties prenantes. Cela se vérifie à chaque fois ; les opérateurs connaissent très bien leur poste de travail et ses environs immédiats, mais n’ont guère d’idée sur ce qui se passe en amont et en aval de leur poste. Les services supports, notamment administratifs, connaissent peu les opérations et les opérationnels se demandent bien souvent à quoi servent les administratifs.

Avec leur participation à l’élaboration de la cartographie VSM, même si elle n’est que ponctuelle, puis lors des restitutions, l’ensemble des parties prenantes peut partager le même constat, comprendre les interactions et interdépendances entre les différents maillons de la chaîne.

Bien souvent j’ai pu voir des situations s'apaiser car enfin, certains acteurs irrités par les exigences de leurs collègues, comprenaient le bien-fondé de ces exigences.

Un langage commun

La cartographie VSM fournit par ailleurs un ensemble de symboles et de termes qui le plus souvent deviennent le langage commun entre les parties prenantes. La notion de flux devient compréhensible à des personnels étrangers à cette notion, tout comme le jargon et concepts tels que Lead Time, encours ou gaspillages prennent du sens.

Autre avantage : lorsque le groupe de travail est constitué de personnes ne partageant aucune langue commune - ce qui arrive dans les grands groupes internationaux avec de multiples filiales de par le monde, ou aux consultants en mission dans une lointaine filiale du client - le caractère visuel et symbolique des VSM permet le partage et le travail en commun.

Vendre ses idées

Une restitution de diagnostic est renforcée par une cartographie VSM. Accompagnée de la cartographie de l’état futur, appelée Value Stream Design (VSD) et du plan d’actions qui montre comment concrètement passer de l’état actuel à l’état futur, elles permettent de “vendre” les idées d’améliorations élaborées par le groupe.

A celles et ceux qui reçoivent la proposition, une VSM/VSD procure un support pour rendre l’ensemble tangible : du diagnostic à la préconisation.

Au cours de missions de conseil il est arrivé fréquemment que la restitution du diagnostic se fasse uniquement debout devant la VSM. Toute l’histoire y figure et l’on peut emmener l’auditoire revisiter le processus ou le périmètre en question en parcourant la cartographie.

La cartographie VSM est ainsi, à plus d’un titre, un formidable outil de communication.

Révélation de gaspillages

La prise de hauteur est également un révélateur de gaspillages qui n’apparaissent pas comme tels sans la prise de recul. Il s’agit par exemple d'encours de produits identiques qui se trouvent à plusieurs d’endroits différents, la duplication inutile des opérations ou des ressources, l’utilisation de moyens sur ou sous-dimensionnés, la concentration des sollicitations sur des ressources particulières, etc.

Notons que le tracé d’un diagramme spaghetti en parallèle est lui aussi un excellent révélateur des gaspillages de cheminements, des “autoroutes” au sein de sites, des distances parcourues, etc.

Sans la capacité à “zoomer en arrière” et de considérer le périmètre dans son ensemble, bons nombre de ce types de gaspillages demeurent inconnus.

Décider et coordonner les actions

Christian HOHMANNLe travail en commun et la prise de hauteur permettent de prendre de meilleures décisions et de coordonner des actions qui seront bénéfiques au niveau global, plutôt que de rester dans une logique d’optimisations locales, potentiellement contre-productives.

En effet, par le jeu des interactions et interdépendances, la somme des optima locaux ne peut aboutir à un optimum global.

Ne pas se laisser abuser par la statique des chiffres

Comparée à une analyse de chiffres et d’indicateurs, la cartographie VSM est plus qualitative mais permet de figurer le fonctionnement dynamique d’un système. Les tableaux de bords et reportings chiffrés sont bien plus statiques et partiels ; ils montrent l’état du système au travers de points (“photos”) de situations passées et ne rendent pas compte de l’aspect interdépendant des ressources ou acteurs.

La cartographie VSM est néanmoins complétée de chiffres clés qui indiquent les performances ou les potentiels au moment de la cartographie. Ils fournissent une base de réflexion et/ou une base pour mesurer les progrès.

Conclusion

L’énumération des avantages et bénéfices d’une cartographie VSM justifie la place et l’importance de cet outil dans la boite à outils de l’amélioration continue ou de l’excellence opérationnelle. Elle ne surprendra probablement pas celles et ceux qui sont déjà passé par l’exercice, quoiqu’ils n’en ont pas forcément entrevu tous ses avantages.

C’est en prenant du recul sur l’outil lui même que l’on se rend compte de sa richesse.

Une méta VSM en quelque sorte...


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Mise à jour le Mardi, 25 Novembre 2014 15:47  

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