Christian HOHMANN

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Cartographie VSM, les étapes

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Christian HOHMANN Une cartographie VSM sert à comprendre l'état actuel d'un processus, ses dysfonctionnements et points d'amélioration pour définir un état futur puis implémenter les changements nécessaires. La cartographie VSM se borne donc à une description fidèle de ce qui se passe actuellement. Le Value Stream Design ou VSD est une étape ultérieure de projection dans un état futur amélioré, voire idéal.


Cartographie VSM, les étapes

L'exercice VSM rassemble un groupe de quelques personnes parmi lesquelles des "connaisseurs" du périmètre concerné qui sauront apporter ou trouver les renseignements nécessaires, une ou plusieurs personnes familières de la cartographie VSM et de l'analyse de processus (éventuellement un référent d'une autre entité ou un consultant externe), une ou deux personnes faisant office de candide, éventuellement des clients et des fournisseurs partenaires.

Description initiale

Le périmètre étant connu par au moins un petit nombre de participants, une description sommaire des grandes étapes permet de placer les macro-étapes sur la cartographie. Celles-ci serviront de repères aux autres personnes. La description de la finalité et des étapes principales du processus, idéalement agrémentée d'un SIPOC, est un préalable pour les personnes qui découvrent le périmètre, d'abord de manière narrative avant de le visiter en réalité.

Première visite

La première visite dure deux heures maximum, une durée recommandée pour conserver suffisamment d'éléments vus à l'esprit sans se laisser absorber par des détails dont on ne sait pas encore évaluer la pertinence à ce stade.

La question divise régulièrement la communauté :  faut-il suivre le flux physique ou le remonter ?

Ma recommandation est de le suivre afin de de profiter des diverses explications des personnels concernés. Ceux-ci seront certainement plus à l'aise pour décrire une portion de flux dans le sens "logique" de son écoulement et c'est généralement plus facile de suivre le flux physique (au moins pour la première visite) que de le remonter. Libres à celles et ceux plus expérimenté(e)s ou plus aventureux de se lancer à contre-courant. Notons que le plus souvent l'exercice se fait sous contrainte de temps, il vaut donc mieux éviter d'en perdre.

Premier tracé

A l'issue de la première visite, la cartographie est ébauchée en partant des macro-étapes qui forment les points de repère, puis en intégrant les éléments récupérés :

  • étapes
  • types de flux entre étapes
  • positions des stocks et encours
  • flux d'informations

Cette première étape devrait déjà livrer des points d'étonnement, des hypothèses à vérifier, voire des dysfonctionnements patents qu'il faudra investiguer plus avant.

En fonction de la complexité du périmètre ou de la problématique, du nombre de participants et de la finalité de l'exercice (formation à la VSM ou analyse de processus, par exemple) ainsi que du temps imparti, il conviendra de scinder éventuellement le groupe et d'assigner à chaque sous-groupe un objectif spécifique sur une portion du périmètre.

Seconde visite

La seconde visite est plus focalisée et vise à fournir les détails. Elle dure typiquement plus de deux heures sur le terrain car elle intègre des récupérations de données, des prises de temps, des mesures éventuelles. On cherchera (liste non exhaustive) :

  • à bien comprendre les entrées et sorties de chaque étapes ainsi que les déclencheurs et la gestion locale des priorités
  • la liste des KPI (Key Performance Indicators) ou indicateurs clés utilisés ou qui devraient l'être. Parmi ceux-ci : TRS, les temps de cycle, le touch time ou temps à valeur ajoutée, le lead time, le pourcentage de réalisation complet et conforme, le taux de non qualité...
  • la valeur des stocks et encours en couverture (la grandeur commune à toutes les opérations est le temps), les tailles de lots de fabrication, de traitement et de transfert
  • la proportion et le temps des ressources en attente, idem pour l'attente produit
  • les barrières ou obstacles au flux (pannes, disponibilité, personnel, changements de séries...)

En matière de flux d'informations on s'intéressera à :

  • quels sont les médias et supports d'informations utilisés ; e-mails, fichiers partagés, documents papiers, ordres téléphonés et/ou indications orales, documents remis en mains propres, etc.
  • ces médias sont ils pertinents, complets, à jour ?
  • quelle est la fréquence de rafraichissement / la durée de vie de l'information ? Est-ce cohérent avec le temps de cycle ?
  • existence de confusions possibles ou d'ambiguités, interventions autoritaires de la hiérarchie ou d'une fonction qui interfère avec la planification ou l'organisation...

De manière opportuniste on s'intéressera à toute information pertinente.

Il devrait être clair que l'établissement et le partage d'une checkliste préalable aidera les praticiens débutants dans la collecte d'informations.

Enrichissement du tracé initial

A l'aide des éléments recueillis lors de la seconde visite, le tracé initial de la cartographie est complété et enrichi. On y ajoute les détails apparus lors de la seconde visite et l'on commence à calculer le temps d'écoulement dans chaque étape, stock et encours pour en déduire le lead time total.


A mesure que les informations complémentaires sont ajoutées, la cartographie devrait prendre une forme habituelle. L'illustration ci-dessus n'est pas une incitation à utiliser des logiciels ou applications graphiques, le dessin à main levé suffit amplement à l'analyse et à la communication et est bien plus Lean que le report au propre à l'aide d'outils sophistiqués.

Les boites kaizen se placent au fur et à mesure de la découverte des dysfonctionnements et potentiels d'amélioration. Il est recommandé de les revoir et d'ordonner les actions en fin d'analyse, lorsque l'état futur s'esquisse.

Une cartographie complète doit permettre de raconter les flux et leurs péripéties, ainsi que de répondre à toute question concernant les grandeurs et indicateurs les plus usuels. La performance globale du processus s'apprécie en fonction du ratio temps de valeur ajoutée sur Lead time total.


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Mise à jour le Dimanche, 15 Mars 2015 17:07