Christian HOHMANN

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Rapport A3

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Un rapport A3 est un outil synthétique et structuré de présentation, de restitution de la résolution d’un problème ou de l’avancement d’un projet. Il tient son nom du format de la feuille de papier de dimension DIN A3 (297 x 420 mm), dont le choix tient au fait que ce soit la taille maximale acceptée par un télécopieur.


Présentation

Le rapport A3, pratique mise en place par Toyota, consiste à faire figurer l’ensemble d’un problème, son analyse, les actions correctives et le plan d’action correspondant sur une seule page, le plus souvent agrémenté de graphiques afin de privilégier la communication visuelle. Dans une entreprise réputée pour son implacable lutte contre les gaspillages, les rapports et documents ne pouvaient échapper à la règle et doivent ainsi se concentrer sur l’essentiel. La surface limitée de la feuille impose la rigueur, contraint à la synthèse et à l’utilisation d’éléments visuels afin de réduire la communication et son support à l’essentiel. Le document est standardisé au sein de l’entreprise, de sorte que toutes les parties prenantes, y compris les « visiteurs » puissent comprendre et retrouver instantanément les informations essentielles sur n’importe quel A3 qu’ils découvrent.

Les objectifs génériques d’un A3 sont les suivants :

  • guider la réflexion et focaliser l’attention ;
  • présenter/recevoir les éléments de manière objective ;
  • développer la communication efficace ;
  • prendre le temps de la compréhension, de l’analyse et de la préparation, avant de se précipiter vers des solutions (le P du PDCA) ;
  • exiger des résultats.

(Extrait de Lean Management)


Structure d'un rapport A3

La logique du document se fonde sur le principe du PDCA (Planifier, Déployer/Déléguer, Contrôler, Analyser/Ajuster). Un rapport A3 est traditionnellement scindé en deux moitiés :

  • la première pour décrire exhaustivement mais de manière synthétique la situation actuelle ;
  • la seconde pour structurer la mise en œuvre, la mesure des résultats et les conclusions.

Situation actuelle

Planifier

Déployer/Déléguer

Contrôler

Analyser/Ajuster

Cette disposition force d’un côté la description détaillée et de l’autre la concentration sur un petit nombre d’actions. C’est un rappel que la compréhension profonde de la situation est aussi importante que les actions qui doivent l’améliorer.

Notons que les dispositions des parties peuvent varier d'un auteur à un autre ou d'une entreprise à une autre.

Utilisation d'un rapport A3

Le rapport A3 formalise et guide l'approche de résolution d'un problème, fournissant le support et le parcours à suivre. La première étape consiste à décrire de manière factuelle le problème.

Situation actuelle

Cette description comporte des éléments de contexte ainsi que la situation actuelle, une analyse des causes qui identifie la cause racine. Cette analyse utilise fréquemment le diagramme causes-effet. Les objectifs visés complètent la description.

PDCA

La phase Planifier est à comprendre comme la formulation d’hypothèses pour résoudre le problème ou atteindre les résultats et objectifs souhaités. Ces hypothèses seront mises à l’épreuve lors du Déploiement, qui est la mise en œuvre des solutions proposées. Cette mise en œuvre doit se comprendre comme une phase de test, d’essai durant laquelle la solution mise en œuvre est observée et mesurée. Le Contrôle sert à piloter l’expérience et à mesurer les éventuels écarts par rapport aux objectifs. Au terme d’une période définie, les hypothèses ainsi mises à l’épreuve seront validées ou non lors de la phase d’Analyse et d’Ajustement en fonction des résultats du Contrôle. Cette dernière phase est très importante pour verrouiller la boucle. Il est impensable qu’une modification puisse être introduite dans un système sans la certitude que la performance s’en trouve améliorée. Cette séquence rigoureuse obéissant au cycle PDCA est décrite comme la méthode scientifique.

La phase déployer est un plan d'action comportant les actions à mener, avec pour chacune d'elle un individu identifié comme responsable pour s'assurer qu'elle soit menée à bien et une date d'échéance.

La phase contrôle comporte les indicateurs et mesures pour chaque action permettant de juger de leur pertinence.

La dernière phase permet d'ajuster les actions si la première phase "déployer" ne parvient pas à résoudre ou à éradiquer le problème. C'est à nouveau un plan d'action. Si le problème est résolu, cette phase est utilisée pour verrouiller les contremesures et s'assurer de la durabilité de la solution.


Avantages des rapports A3

Les utilisateurs et promoteurs des rapports A3 identifient plusieurs avantages à utiliser ces supports, parmis lesquels :

  • C'est un format standard qui permet de rapidement retrouver les éléments clés, ceux-ci étant toujours présentés de manière identique
  • C'est un processus en soi, un support qui force l'analyse systématique
  • C'est un exercice de concision et de synthèse, qui élimine le "bruit" en forçant la focalisation sur l'essentiel. Le fait que le support est également un guide, il aide les personnes qui n'ont pas de très bonnes aptitudes analytiques et/ou de synthèse.
  • C'est un support essentiellement visuel, même s'il contient du texte. Généralement on privilégie les schémas, les dessins et graphiques, réduisant la partie littéraire au minimum
  • Le support est un guide qui oblige à passer les différentes étapes et évite ainsi de "sauter" aux conclusions ou aux réponses sans analyse préalable
  • C'est un outil de communication et de travail de groupe (un A3 ne devrait pas être construit en solo)
  • C'est un outil aisément accessible au sens propre comme au figuré ; pas d'expertise nécessaire et une feuille de papier devrait se trouver quasiment partout

 Les modèles de rapports A3

Il existe différents modèles, tous relativement convergents puisqu'ils dérivent du modèle Toyota. La logique, si ce n'est le PDCA se retrouve dans tous les modèles. L'important c'est l'esprit du rapport A3 et non la conformité à un modèle particulier. Le fond prime la forme.

Si la résolution de problèmes est le cas d'usage le plus courant, un rapport A3 peut être dérivé pour d'autre usages, tel que la démonstration de la pertinence d'une suggestion, pour étayer une demande d'investissement, etc.



Mise à jour le Lundi, 07 Juillet 2014 05:32  

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